La mejor forma de comunicar retraso en el envío

Mantener una buena relación con sus clientes es de crucial importancia; por lo tanto, debe asegurarse de manejar y comunicar el retraso del envío de la manera más óptima.

¿Cómo responder a una entrega tardía del transportista?

Evalúe con qué frecuencia se producen retrasos mensualmente y comience a rastrear el rendimiento del transportista y. Si se da cuenta de retrasos repetitivos en el envío, puede decidir si debe o no continuar la cooperación. Hoy en día, hay muchas alternativas, y si no está satisfecho con el resultado, siempre puede buscar otras alternativas.

La situación puede estar presionando, pero siempre es mejor ver este asunto desde otras perspectivas. Muchos otros factores que pueden causar este retraso, por lo tanto, debe ver cómo responder mejor a la entrega tardía del transportista después de ver el panorama general. Vea si fue culpa del transportista o algunos factores externos que uno no puede controlar. Obtener una solución razonable en una situación en la que hay más partes involucradas puede parecer una tarea bastante desesperada. Entendemos que esto puede causar más interrupciones en la distribución, pero ahora debe comunicar este retraso a sus clientes y ver si puede ponerse de acuerdo en términos amistosos.

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Comunicar los retrasos en el envío a los clientes

Entendemos la situación problemática en la que se encuentra actualmente. Aún así, al mantener con calma la comunicación con el proveedor de logística, podrá comunicar aún más el retraso a los clientes en el asunto más eficiente. Ahora se encuentra en una situación similar a la de su cliente, solo que necesita ver cómo manejar la entrega tardía del transportista.

Debe hacerle saber al cliente que usted está involucrado en el proceso y que no necesita comunicarse directamente con la empresa de logística y manejar esto por sí mismo. Trate de acercarse más personalmente; llámalos por teléfono y hazles saber por qué los recibes. Al elegir llamar, en lugar de enviar un correo electrónico a su cliente, podrá ver su reacción y responder lo más rápido posible.

¿Cómo se informa al cliente por un retraso en el envío?

  • Sea proactivo y relacione con su cliente con la información disponible que tiene, para que sepan que está tratando este caso y monitoreándolo de cerca. Dígales cuándo pueden esperar más información y, al hacerlo, el cliente verá que está haciendo todo lo que está a su alcance para resolver esto.
  • Proporcione las razones de la demora.
  • Sea transparente con los clientes e infórmeles sobre los problemas que enfrenta y los pasos que tomará para resolver las cosas, incluido el cambio de la empresa de mensajería si es necesario.
  • A pesar de que puede ser limitado, el cliente saben que todavía tienen opciones. Pregúnteles cómo desearían continuar con este asunto, si todavía quieren el pedido, o si usted debe redirigir el envío.
  • Si es posible, dales algo a cambio de la espera, que sería beneficioso para el cliente.
  • ¡No hagas falsas promesas! Asegúrese de que puede cumplir las promesas que hizo si desea comunicar el retraso con su cliente de la manera más eficiente. No prometa un reemplazo el mismo día, ni nada similar; si no puede garantizarlo.
  • Escriba un correo electrónico de disculpa. Puede que no sea del todo su culpa por el retraso; sin embargo, el cliente puede sentirse frustrado. En este punto, puede hablar abiertamente sobre el tema y disculparse sinceramente.

Consejos para un mejor manejo de los retrasos en el envío

    • Siempre puede planificar, tratar de predecir varias situaciones y, de esa manera, evitar retrasos a sus clientes y modificar los tiempos de entrega comunicados a sus clientes, en consecuencia.
    • Comprueba que no siempre envías los artículos a última hora a no ser que sea un caso excepcional que recibas un pedido que necesite una entrega urgente.
    • Asóciese con un proveedor de logística confiable con una buena reputación.
    • Vea que siempre tiene información de seguimiento actualizada.

¿Cómo resolver problemas de envío tardío?

El mejor comienzo cuando se maneja con un retraso de envío es verificar el estado del seguimiento y ver si hay actualizaciones. Exigir al transportista que le informe con precisión sobre la situación actual de entrega, para que sepa cómo comunicar este retraso a sus clientes. Una vez que entienda cuál es el razonamiento detrás de este bloqueo, podrá usar esta información y notificar a su cliente por el nuevo tiempo de entrega estimado.

Algunos de los mejores proveedores de servicios siempre te darán la opción de realizar un seguimiento continuo, así podrás saber exactamente dónde está tu paquete. Podemos destacar el servicio de rastreo de DHL, uno de los más confiables en cualquier ámbito.

¿Cómo me afecta una entrega tardía como cliente?

Como se mencionó anteriormente, la forma en que responde a la entrega tardía es muy importante para mantener la reputación de su empresa. Vea que no tiene retrasos de envío demasiado frecuentes, ya que a veces adquirir nuevos clientes puede costarle mucho más que retener los antiguos.